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Adjoint (e) administratif (tive) aux affaires d’entreprise

Adresse :
Montréal, Québec, Canada

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Description du poste:

Chez Cogeco,notre culture vous élève, il n’y a pas d’ego sur le chemin. Notre but commun ? Nous voulons tous gagner pour nos clients. Nous visons à toujours évoluer, dynamique et ambitieux. Nous croyons au pouvoir des connexions authentiques. Chaque employé fait partie de ce qui nous rend uniques sur le marché : agiles, dévoués, résolveurs de problèmes.

Chez Cogeco, la diversité est un atout essentiel à notre performance organisationnelle. Nous nous engageons à fournir des chances égales à tous les individus, indépendamment des différences culturelles et individuelles. Nous mettons tout en œuvre afin de composer des équipes qui reflètent les divers profils et origines de nos clients parce que nous croyons fermement que cela contribue à notre signature d'excellence.

Responsabilités du poste:

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Conseil d’administration

  • Transmet les invitations calendrier pour les assemblées du conseil d’administration et de ses comités.
  • Organise la logistique afférente aux assemblées du conseil d’administration et de ses comités (réservation et préparation des salles, commande des buffets, réservation des soupers, etc.)

  • Réserve les vols et hôtels pour les administrateurs.

  • Prépare les  comptes de dépenses pour les administrateurs.

  • Met en page des documents, tels que procès-verbaux, ordres du jour, etc.

  • Assiste la conseillère juridique principale et le (la) parajuriste dans le dépôt des documents pour les conseils d’administration sur la plateforme électronique Diligent.

  • Maintient à jour le calendrier pour le conseil d’administration et ses comités sur la plateforme électronique Diligent.

  • Assiste la conseillère juridique principale et le (la) parajuriste dans le processus d’évaluation annuelle des conseils et administrateurs.

  • Département des affaires d’entreprise

 

  • Gère le calendrier, les courriels et les contacts du Vice-président principal, affaires d’entreprise, chef des affaires juridiques et secrétaire.

  • Transmet les invitations calendriers pour les réunions des Affaires d’entreprise.

  • Met en page des documents, tels que contrats, présentations, etc.

  • Assiste la conseillère juridique principale et le (la) parajuriste dans la préparation des notices annuelles et des circulaires d’information.

  • Prépare et met à jour, lorsque requis, l’organigramme sur Cogeco et ses filiales.

  • Prépare les  comptes de dépenses des membres de l’équipe.

  • Traite les factures du département des affaires d’entreprise.

  • Organise les voyages d’affaires.

  • Participe étroitement à la réorganisation du classement des dossiers et à la mise en place d’un environnement numérique pour le classement des dossiers.

  • Participe aux tâches communes entre les adjointes et remplace occasionnellement la réceptionniste pendant ses pauses.

  • Effectue toute autre tâche connexe relative aux besoins du service.

  • Remplace périodiquement l’adjointe administrative du Président exécutif du Conseil d’administration.

Compétences recherchées:

EXIGENCES ESSENTIELLES :

FORMATION ACADÉMIQUE

  • DEC en bureautique, administration ou autre discipline connexe.

 

EXPÉRIENCES DE TRAVAIL

  • Expérience dans des fonctions d’ajointe administrative pour des dirigeants senior.
  • Expérience en entreprise, un atout.
  • Expérience avec des conseils d’administration, un atout.

 

COMPÉTENCES PARTICULIÈRES

  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
  • Excellente connaissance et maîtrise de la suite Microsoft Office.
  • Bonne connaissance de Google Suite.
  • Connaissance du programme informatique Visio.
  • Démontre un bon sens de la collaboration et du service à la clientèle autant interne qu’externe.
  • Fait preuve de discrétion et de tact dans ses communications.
  • Démontre une bonne capacité de travailler avec un minimum de supervision.
  • Bon sens de l’organisation et aptitude à gérer les priorités.
  • Excellent jugement.
  • Rigueur et souci du détail.
  • Autonomie.
  • Bonne capacité à travailler sous pression dans le respect de délais serrés.
  • Proactivité.